L'approccio convenzionale alla gestione degli ordini di lavoro via email spesso porta a un'inondazione travolgente di informazioni, sommergendo i team di assistenza clienti e vendite con innumerevoli scambi di email solo per far progredire un lavoro di stampa dalla richiesta iniziale alla produzione. Questo continuo scambio di informazioni non solo crea inefficienze ma ostacola anche la produttività. È giunto il momento che le aziende riesaminano i loro metodi e si chiedano: come può il nostro team ridurre il numero di iterazioni necessarie per far avanzare un ordine e semplificare il processo di risposta alle email?
La ricerca emersa dal nostro lavoro con numerosi stampatori rivela una realtà sorprendente: in media, i team che si occupano della risposta via email sono coinvolti in uno scambio di 14-16 email per finalizzare un singolo ordine di lavoro. Questo continuo scambio di informazioni include tutto, dalla stima dei costi e la negoziazione dei termini alla presentazione dei file, all'ottenimento dell'approvazione, all'aggiornamento degli ordini e alla gestione delle fatture e dei seguiti sui pagamenti. Sorprendentemente, il processo rimane altrettanto dispendioso in termini di tempo quando si riordina lo stesso articolo dopo alcuni mesi, senza alcuna garanzia di conferma dell'ordine nonostante lo sforzo manuale costante esercitato dal team di risposta.
La natura disturbante dell'email deriva dalle sue richieste intrinsecamente dispendiose di tempo, che richiedono un monitoraggio continuo da parte dei team di risposta. Organizzare la comunicazione via email diventa essenziale per gestire i messaggi non letti o non risposti ed assicurare un tocco personale, sebbene sia una sfida all'interno dei confini della corrispondenza digitale. Fortunatamente, ottimizzare la comunicazione via email si basa su un semplice lavoro di squadra piuttosto che su investimenti stravaganti in software o strumenti.
Per prosperare nel panorama competitivo odierno, le aziende di stampa devono tagliare i costi valutando le pratiche di comunicazione ripetitive con i clienti, mirando a risparmiare tempo e denaro. Questo comporta una domanda critica: come possiamo ottimizzare il tempo di risposta senza sacrificare risultati di qualità?
L'Outlook degli investimenti software di produzione nordamericana del 2021 sottolinea la sfida persistente dell'onboarding dei lavori per l'automazione end-to-end, con la maggior parte dei fornitori di servizi di stampa (PSP) ancora fortemente dipendenti dall'email per la posizione degli ordini e la presentazione di opere d'arte. Nel loro lavoro di ricerca approfondiscono le implicazioni degli ordini di lavoro di stampa basati sull'email, evidenziando potenziali costi superiori a $10,000 e proponendo strategie per affrontare queste sfide in modo deciso. I suggerimenti includono l'ottimizzazione dei biglietti di lavoro, la fornitura di modelli di design ai clienti per ordini semplificati e l'affrontare preventivamente le problematiche di pre-stampa per garantire processi di produzione senza soluzione di continuità.
Affrontando le sfide poste dai flussi di lavoro incentrati sull'email, le aziende di stampa devono abbracciare innovazione ed efficienza per prosperare in un mercato sempre più competitivo. L'adozione di tecnologia e soluzioni strategiche può aprire la strada a una maggiore produttività e redditività nell'era digitale.
Dynamicsoft offre una soluzione software come Wsc Printer che potrebbe notevolmente semplificare il flusso di lavoro basato sull'email per gli ordini di lavoro di stampa. Il software offre varie versioni e opzioni di prezzo adattate alle diverse esigenze aziendali.
Integrando Wsc Printer nelle loro operazioni, le aziende di stampa possono automatizzare e semplificare il processo di ricezione, elaborazione e conferma degli ordini di lavoro di stampa, riducendo significativamente il numero di interazioni via email richieste e migliorando l'efficienza complessiva e la soddisfazione del cliente.
