Il percorso nella vasta area del Print Mis/Erp e della gestione completa del magazzino continua. Oggi dedichiamo spazio all’attività di ricezione dei materiali e/o merci che deve essere ben organizzata, pianificata al fine di evitare rallentamenti nelle fasi seguenti e di semplificare anche le operazioni di scarico.
Come ben sai, caro stampatore, la merce viene consegnata tramite corriere e solitamente c’è sempre un addetto incaricato a riceverla. I corrieri, quando arrivano, consegnano la bolla corrispondente all’impiegato e il responsabile avrà, poi, il compito di controllare se quanto consegnato corrisponde a quanto indicato nella suddetta bolla di consegna. Nel caso in cui alcuni imballi presentano delle irregolarità, bisogna inserire la riserva di controllo.
Una volta effettuato l’arrivo, il documento di trasporto (DDT) viene consegnato all’ufficio del magazzino. Qui gli addetti hanno il compito di controllare se la merce arrivata corrisponde a quella effettivamente ordinata e di conseguenza vengono inseriti tutti i dati che concernono l’articolo, ovvero tutte le informazioni che consentono di stampare le etichette in modo corretto.
L’impiegato con la bolla in mano deve innanzitutto controllare la destinazione dell’ordine, se si tratta della merce delle confezioni, del piccolo formato, del grande formato e così via. Una volta individuato il settore di appartenenza, deve prendere il quaderno degli ordini e procedere con il controllo. Il tutto continua poi con l’aggiornamento degli archivi.
Alla fine del processo di controllo, i documenti corrispondenti al singolo lotto ricevuto sono tre: uno relativo al documento di trasporto (DDT), uno riferito alla bolla di carico e uno in cui vengono elencate le transazioni per carico merce.
Il primo non è altro che il documento ricevuto dalla tipografia al momento della consegna, il secondo riassume, invece, i dati principali necessari per la stampa delle etichette, ovvero il nome e il codice del fornitore, il numero e la data di consegna della bolla, l’anno e stagione di riferimento, la descrizione dell’articolo, i colori, l’iva, il prezzo e infine la quantità acquistata.
Si può procedere così alla stampa delle etichette: la bolla di carico contiene tutte le informazioni necessarie che poi si trovano sui cartellini dei diversi articoli. Le etichette, infatti, sono una specie di riassunto, servono per identificare ciascun prodotto di stampa.
È importante notare che non vengono stampate solo le etichette da apportare sui cartelli dei vari articoli ma anche quelle da applicare sul DDT e sulla bolla di carico.
Bene, la lunga fase della consegna, controllo ed etichettatura sembra terminata, ma dove vanno a finire i dati relativi alla merce e/o agli articoli di stampa acquistati?
Ci sono ancora delle piccole aziende di stampa che utilizzano dei semplici fogli excel sui quali appuntano tutto, ma questo processo risulta particolarmente difficoltoso per i grandi centri stampa che hanno a che fare con diversi quantitativi di materiali e prodotti per la stampa. Per questo motivo il Print Mis/Erp risulta un ottimo strumento di gestione del magazzino non solo per le scorte e le giacenze, ma per tutte le attività che avvengono al suo interno. Per non parlare del Print Mis/Erp di Wsc Printer che, alla fine della suddetta fase, la merce viene inserita nel database del magazzino e vengono aggiornati tutti gli archivi relativi. Ti basterà fare una semplice ricerca per parola chiave per verificare lo stato o tutto il processo di una merce che hai acquistato in precedenza. In questo modo, è possibile consultare in qualsiasi momento quando la merce è arrivata, quanta merce è arrivata e le varianti presenti nell’assortimento.
La gestione del magazzino è molto importante, infatti, non serve soltanto per avere un effettivo riscontro della quantità arrivata, ma serve anche per la successiva fase di fatturazione. È fondamentale che tutti gli ordini vengano inseriti correttamente nei sistemi, altrimenti il personale dell’ufficio potrebbe trovarsi di fronte a situazioni contrastanti. Fai in modo di non trovarti in tali situazioni e affidati al Print Mis/Erp di Wsc Printer.
